Специалистами давно отмечается, что в массе своей используемые в бизнес среде и циркулирующие в интернете финансовые модели часто бывают не качественные и не соответствующие общепринятым стандартам. Однако, если спросить профессионалов, что считать хорошей моделью, соответствующей должным стандартам, то ответы порой бывают диаметрально противоположными.
Наконец общественные объединения специалистов, использующих Excel начали заниматься этой проблемой. Так, недавно Институт Дипломированных Бухгалтеров Англии и Уэльса (ICAEW) выпустил руководство под названием «Двадцать принципов правильного использования электронных таблиц».
В своем пресс-релизе ICAEW отмечает, что предприятия всех форм собственности и размеров широко используют электронные таблицы (ФинРобот, преимущественно в Microsoft Excel), и в некоторых случаях ключевые бизнес-решения стоимостью в миллионы фунтов опираются на результаты моделирования в электронных таблицах. Тем не менее, исследования показывают, что 90% электронных таблиц содержат ошибки. И речь идет не только о катастрофических ошибках в расчетах, но и о плохом дизайне таблиц, которые не имеют таких базовых свойств как средств контроля целостности и принципов документирования.
Мы приветствуем инициативу ICAEW как хороший первый шаг к созданию общего универсального перечня критериев. Сразу оговоримся, что для опытного специалиста по моделированию «Принципы» могут прозвучать несколько поверхностно, но реалии бизнеса таковы, что большинство финансовых моделей предприятий, с которыми нам приходилось сталкиваться, не пройдут тест на соответствие принципам сразу по нескольким критериям.
Судите сами (в скобках комментарии ФинРобота) -
«Двадцать принципов правильного использования электронных таблиц»
Бизнес среда таблиц (или по каким принципам должны внедряться модели)
- Сформулируйте функцию, которую выполняют электронные таблицы в Вашем бизнесе, и соответственно планируйте стандарты и регламенты использования электронных таблиц (не должно быть подпольных табличек неизвестного происхождения)
- Внедрите в Вашей организации определенный стандарт и придерживайтесь его как для создания, так и для дальнейшего использования и модификации электронных таблиц (должна быть преемственность, а не стиль того или иного человека или руководителя)
- Все, кто вовлечен в создание электронных таблиц, должны иметь необходимый уровень знаний и компетенций (проще сказать, чем сделать)
- Стандарты и практика работы с электронными таблицами должны подразумевать групповую работу, коллективное владение и коллегиальный анализ (на практике часто имеем модель, в которой может разобраться только разработчик).
Проектирование и разработка электронных таблиц
- Прежде чем начать, убедитесь, что электронная таблица является подходящим инструментом для решения поставленной задачи (например, что Excel не есть быть база данных)
- Дизайн должен обязательно учитывать, что электронная таблица будет понятна и может использоваться другими (по сути провязка на вопрос о стандарте и документации выше)
- Каждая электронная таблица должна включать титульный лист, из которого можно понять, что именно появляется перед глазами пользователя при открытии файла (несколько высоковато поднята примитивная вещь, но, видимо, слишком многие ей пренебрегают)
- Конструируйте в расчете на долгосрочное применение (речь идет о том, насколько просто или сложно в модели что-то поменять конструкционно)
- При дизайне электронных таблиц отправной точкой является набор требуемых результатов и выходных форм (идем от выходных форм, отвечаем на вопрос, что должна делать модель на выходе)
- Должны быть разграничены и четко отмечены разделы ввода данных, расчетов и результатов (как минимум универсальная и последовательная кодировка полей ввода, расчетов и т.п.)
- Будьте последовательны в структуре электронной таблицы (как минимум в «посадке» временной шкалы на каждом листе, используемых обозначений и т.п.)
- Будьте последовательны в использовании формул (очень больной вопрос единообразия формул в каждом расчетном блоке)
- Формулы должны быть короткие и простые (для чего требуются понятные и прозрачные промежуточные расчеты)
- Никогда не включайте в формулы ничего, что может меняться или требует изменений (например, нельзя вставлять в формулу «/1000» или «*12» и т.п.)
- Не допускайте параллельных расчетов. Раз сделав вычисление, в дальнейшем ссылайтесь, а не повторяйте расчет (в противном случае есть риск задвоения ошибки и сложности с обновлением модели)
- Избегайте использования сложных средств и формул, если тот же результат можно достичь простыми средствами (есть тенденция, раз выучив что-то новое, использовать к месту и не к месту)
Риски электронных таблиц и контроль
- Имейте систему резервного копирования и контроля за версиями электронной таблицы, универсально используемые по всей организации (очевидная мысль, но редко внедренная как стандарт)
- Тщательно тестируйте электронную таблицу (обычно не хватает навыков как тестировать)
- Используйте встроенные средства проверки, контроля и оповещения об ошибках от начала и до конца разработки электронной таблицы (например, «флажок», что где-то не сошелся баланс)
- Защищайте от изменений те части электронной таблицы, которые не предполагают внесения изменений пользователем (также можно ограничивать тип допустимых к вводу данных)
Если какие-то из выше перечисленных принципов звучат не до конца внятно, то на сайте ICAEW можно посмотреть полную версию документа с примерами на английском языке.
Приятного моделирования,
Команда ФинРобота
Дорогие пользователи и посетители сайта,
Связь
Продукты Питания
Здравоохранение
Информационные
Энергетика
Горное дело
Образование
